Zeit und Leben maximieren

Ein Beitrag der Valudis Redaktion vom 18. Januar 2020

Leben, Mentale Gesundheit

Die Maximierung Ihrer Produktivität, Ihres Glücks, Ihres Friedens oder Ihrer Wirkung kann am besten erreicht werden, wenn Sie die 12 Regeln der Zeit klar verstehen.

1. Ziele haben

Effizienter mit Ihrer Zeit umzugehen, ist irrelevant, wenn Sie nicht wissen, wie Sie sie verbringen wollen. Beim Zeitmanagement ist der Kompass wichtiger als die Uhr. Wissen Sie, wohin Sie gehen wollen und verbringen Sie Ihre Zeit mit den Dingen, die Sie dorthin bringen.
Viele Menschen verbringen ihre Energie damit, effizienter zu sein, ohne vorher das zu tun, was wichtig ist: Ziele zu setzen. Es ist, als ob man sich auf dem Weg in eine neue Stadt verirrt. Schneller zu fahren hilft nicht, wenn man in die falsche Richtung fährt. Finden Sie heraus, in welche Richtung Sie fahren müssen, und fahren Sie in diese Richtung.
Wenn Sie sie vorbereitet haben, wird Ihre Liste der Ziele zeigen, was Ihnen wichtig ist.

2. Analysieren Sie, wie Sie Ihre Zeit verbringen

Es ist immer gut zu wissen, wie Sie Ihre Zeit im Moment verbringen. Sie können dies verfolgen, indem Sie einen Timer so einstellen, dass er alle 15 Minuten losgeht; wann immer es klingt, schreiben Sie genau auf, was Sie gerade tun. Alternativ können Sie Ihren Tag in 15-Minuten-Blöcke einteilen und jede Aktivität aufzeichnen, die Sie machen.
Sobald Sie Ihre Zeitprotokolle haben, untersuchen Sie sie. Wie stehen sie im Vergleich zu Ihren Zielen? Verbringen Sie Zeit dort, wo Ihre Prioritäten liegen?

3. Führen Sie eine To-Do-Liste

Das klingt zu einfach, aber es ist wirklich die Grundlage aller Zeitmanagementsysteme. Ihre To-Do-Liste kann elektronisch sein, auf feinem Papier, in ein Notizbuch gebunden oder als Loseblatt. Der Schlüssel ist, alles, was Sie erreichen wollen, auf einer Liste zu haben. Meine To-Do-Liste kann einen einzeiligen Eintrag enthalten, wie z.B. “Jahresbericht schreiben”, was mich auf eine viel größere Datei oder sogar auf eine Dateibox auf diesem Eintrag verweist.

4. Priorisieren Sie Ihre Liste

Sobald Sie die Liste haben, bestimmen Sie, welche die wichtigen Punkte sind. Markieren Sie diese mit einem Textmarker, einem roten Stift oder auf eine andere Weise, die sie hervorhebt. Manchmal finde ich, dass meine Aufgabenliste zu groß ist. Jeder Punkt auf der Liste ruft “Achte auf mich!”, obwohl die meisten nicht als wichtig markiert wurden. In diesen Fällen nehme ich ein leeres Blatt Papier, decke meine Aufgabenliste ab und schreibe nur die drei oder vier wichtigsten Punkte auf. Das sind die, auf die man sich konzentrieren sollte.

5. Kontrolle des Zögerns

Ich benutze eine Reihe von Tricks, um alle verbliebenen Tendenzen zum Zögern zu brechen. Zum Beispiel mag ich es, eine gedruckte Kopie meiner digitalen Aufgabenliste zu haben. Ich drucke sie alle paar Tage neu, wenn neue Elemente hinzugefügt und abgeschlossene gelöscht werden. Zu diesen Zeiten suche ich nach den Elementen, die ich als vorrangig markiert habe, die aber einfach nicht erledigt werden.

Die Leute sagen oft, dass ich eine große Selbstkontrolle habe. In Wahrheit ist jedoch viel davon Umweltkontrolle. Ich kontrolliere meine Umgebung, um Dinge zu eliminieren, die ich vielleicht dazu benutzen würde, Dinge zu verschieben. Nehmen Sie zum Beispiel Spiele von Ihrem Computer, verkaufen Sie Ihren Fernseher und werden Sie die eifrigen Arbeiten los, mit denen Sie den wichtigen Aufgaben ausweichen.

Ich habe eine effektive Gewohnheit entwickelt, die mir geholfen hat, mich vom Zaudern zu befreien: “Mach das Schlimmste zuerst.” Am Anfang eines jeden Tages erledige ich die eine Aufgabe, die mir den meisten Stress bereitet und die ich nicht erledigt habe. Manchmal gebe ich ihm eine Viertelstunde – basierend auf der Theorie, dass ich 15 Minuten lang so gut wie alles aushalten kann. Häufig ist es dieser kurze Schub, der mich durchbricht.
Wenn ich mich dann immer noch zögerlich fühle, überprüfe ich meine Gründe für das Setzen eines Ziels. Um zusätzliche Motivation für eine Aufgabe zu schaffen, verstärke ich die Gründe, warum sie erledigt werden sollte. In ähnlicher Weise belohnen sich viele Menschen für die Erfüllung einer Aufgabe.

6. Organisieren Sie

Organisation und Zeitmanagement sind miteinander verknüpft. Ich stelle fest, dass ich wichtige Dinge erledigen kann, wenn ich alle Werkzeuge habe, die ich für meine Arbeit benötige. Das Gegenteil von Organisation – Chaos, Durcheinander, Unordnung – führt in der Regel zu viel Arbeit. Wenn Ihr Schreibtisch hochgestapelt ist, steht auf jedem Stück Papier “Schau mich an”. Es kann passieren, dass man am Ende viel arbeitet, ohne an die wichtigen Dinge zu kommen.

7. Delegieren Sie

Eine Möglichkeit, Ihre Zeit zu erweitern, ist, andere dazu zu bringen, Ihnen dabei zu helfen. Der Schlüssel zum Delegieren besteht darin, alle Aufgaben, die jemand anderes wesentlich schneller oder einfacher als Sie erledigen kann, abzugeben. Wenn Sie protestieren, dass Sie niemanden haben, der direkt für Sie arbeitet und an den Sie Aufgaben delegieren können, kein Problem. Erwägen Sie, an einen Kollegen, einen Vorgesetzten, einen Lieferanten oder sogar an einen Kunden zu delegieren. Behandeln Sie das Delegieren wie ein Netzwerk: Wer in Ihrem Netzwerk wäre am besten für die Aufgabe geeignet?

In einigen Fällen müssen Sie im Vorfeld investieren, um jemanden auszubilden, damit er oder sie eine Aufgabe von Ihnen übernehmen kann. Die langfristigen Einsparungen sind in der Regel die Zeit und die Kosten im Vorfeld wert.

Vergessen Sie nach dem Delegieren nicht, sich angemessen zu bedanken. Man könnte meinen, dass man sich über eine Delegierung ärgern würde, aber genau das Gegenteil ist der Fall. Die Leute werden gerne gefragt, besonders wenn es darum geht, etwas zu tun, was sie gut können.

8. Effizienztricks beherrschen

Was können Sie während der Fahrt tun? Während Sie laufen? Während Sie putzen? Während Sie fernsehen? Ich bin ein großer Fan von Podcasts und Hörbüchern, während ich etwas anderes mache.

9. Es ist okay, nein zu sagen

Nein zu sagen, kann das mächtigste Zeitwerkzeug sein, das Sie beherrschen. Wenn Sie jemand bittet, etwas zu tun, fragen Sie sich, wie wichtig das ist. Hilft es Ihnen, Ihre Ziele zu erreichen? Ist das eine Aufgabe, die Sie besser als die meisten Menschen erledigen könnten? Suchen Sie nicht immer nach Gründen, um aus den Dingen herauszukommen, sondern seien Sie strategisch bei dem, was Sie übernehmen.
Das bedeutet nicht, dass ich immer nein sage, wenn ich um Hilfe gebeten werde. Aber wenn ich nein sage, bin ich immer höflich und taktvoll und versuche, jemanden vorzuschlagen, der den Job gut machen würde.

10. Fokus

Die 100%ige Konzentration auf jeweils eine Aufgabe kann sehr stark sein. Eliminieren Sie Ablenkungen. Konzentrieren Sie sich auf die Aufgabe. Wenn Sie richtig organisiert und vorbereitet sind, wenn Ihre Energie und Kraft hoch ist, können Sie eine Aufgabe oft in 20% der Zeit erledigen, die Sie brauchen würden, wenn Sie abgelenkt oder offen für Unterbrechungen sind.

11. Bauen Sie Ihre Effizienzbank auf

Eine hohe Effizienz ist nicht möglich, wenn man sich nicht um sich selbst kümmert. Essen Sie richtig, bewegen Sie sich, schlafen Sie gut und trinken Sie mäßig. Mama wusste es am besten: all die Dinge, die sie sagte, sind gut für dich, aber zufällig auch das Beste für deine Leistungsfähigkeit.

Ich glaube auch, dass Meditation ein guter Weg sein kann, um deine Effizienz zu steigern. Es kann transzendentale Meditation sein, Zen, oder einfach nur einen Weg zu finden, in einen entspannten Zustand zu kommen, der es Ihnen erlaubt, sich auf die Aufgabe zu konzentrieren, die Sie zu tun haben. Egal, wie Sie es tun, das Aufladen Ihrer Batterien gibt Ihnen die Kraft, mehr zu tun, wenn Sie in der Zeit, die Sie brauchen, um Ihr Bestes zu geben.

12. Passen Sie auf sich selbst auf

Es ist nicht möglich, die ganze Zeit “on” zu sein. Nehmen Sie sich die Zeit, die Sie brauchen, um sich selbst zu pflegen – für Körper und Seele – damit Sie dann, wenn es nötig ist, Höchstleistungen erbringen können. Haben Sie eine Liste mit Dingen, die Sie gerne tun. Finden Sie heraus, welche Aktivitäten Sie energetisieren, und verbringen Sie mehr Zeit damit. Das wird Ihnen die Kraft und Energie geben, um produktiver zu sein, wenn Sie wieder arbeiten.

Zum Schluss noch ein Ratschlag. Wenn Sie sich nach dieser Lektüre ein wenig überfordert fühlen, schlage ich vor, dass Sie zu Regel 1 zurückgehen und Frieden (Zufriedenheit) zu Ihrer Liste von Zielen hinzufügen. Beim Zeitmanagement geht es nicht darum, Stress hinzuzufügen; es geht darum, Ihnen die Zeit zu geben, die Person zu sein, die Sie wirklich sein wollen.

Dieser Artikel handelt von einem Krankheitsbild oder gesundheitlichen oder medizinischen Thema und dient dabei jedoch nicht der Eigendiagnose. Der Beitrag ersetzt nicht eine Diagnose durch einen Arzt. Bitte lesen und beachten Sie auch unseren Hinweis zu Gesundheitsthemen!

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